作為公司的采購商，每天有成百上千封郵件從全球飛過來。為什么有些郵件就是石沉大海？國外行業(yè)精英告訴你，因為這17個郵件中的壞習慣！

1. 發(fā)送并不緊急的“緊急”郵件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

發(fā)“緊急”郵件時，建議別做“狼來了小孩”，否則當你真的有緊急郵件的時候，就沒人關(guān)注了。

                                                                                           ——Rosemary Haefner

2. 滿屏大寫字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING??—這是大寫給人的視覺效果。除非你想給客戶一劑“強心針”，否則就把CAPS LOCK關(guān)掉吧。

                                                                                           ——Rosemary Haefner

3. 太不拘小節(jié)

Being too casual

郵件能側(cè)面反映你跟客戶的關(guān)系，表達太隨意只會顯得專業(yè)素養(yǎng)不高。我建議在使用感嘆號、表情、字號字體和短語時多加斟酌。

                                                                                           ——Haefner

此外，并非每個人都能讀懂縮寫。如果客戶和你是不同年齡層，或者有語言障礙，那么請寫出全稱。

                                                                                           ——Randal

4. 表達太生硬

Being too stiff

我經(jīng)常收到一些“一行式郵件”，這看起來好像是系統(tǒng)自動回復(fù)。有時候適當表達自己的個人特色和情感會對談判比較有利，否則表現(xiàn)的太像機器人了。

                                                                                          ——Oliver

5. 在凌晨三點發(fā)送郵件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶爾醒的特別早，感覺自己很有干勁的時候這么做過。但是據(jù)我調(diào)查，即使是在“7天24小時”工作狂的世界里，這也不會被大多數(shù)人接受。當然，如果夜里突然有了靈感，建議你寫郵件存到草稿箱，然后在工作時間發(fā)出去。

                                                                                         ——Oliver

（特別提醒：我們很多國外客戶與中國存在時差，此時發(fā)郵件就要特別注意，你的上午9點，也許是TA的午夜。）

6. 使用模糊主題行

Using a vague subject line

“It’s me””Hey” or “FYI”開頭會讓你的客戶感覺很困惑，他不知道你這封郵件想說明什么，自然不會愿意花寶貴的時間去打開它。在商務(wù)往來中，郵件最好簡明扼要，這樣才能促使客戶看到后更快地給出反饋。

                                                                                          ——Oliver

7. 沒有主題行

Not including a subject line at all

沒有主題的郵件會讓人很火大，客戶只會當成垃圾郵件處理。

                                                                                         ——Augustine

8. 未開門見山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在郵件結(jié)束時才拋出你的觀點或者疑問也很令人討厭，因為客戶還得重頭再看。郵件的目標是簡潔并且尊重客戶的時間。

                                                                                         ——Augustine

9. 不知所謂的郵件地址

A ridiculous email address

不論是給客戶，同事還是任何人發(fā)郵件，如果要體現(xiàn)專業(yè)度，就得棄用非正式的電子郵件賬戶。畢竟含有敏感詞匯的賬戶一開始就會給人不好的印象。

但如果你堅持使用，為了專業(yè)素養(yǎng)，至少應(yīng)該獨立創(chuàng)建一個單獨的電子郵件賬戶。

                                                                                         ——Randall

10. 太長的述語

Including cutesy or interminable quotes

署名下方帶有簽名檔是可以的，但信息太冗長沒人會閱讀。你的信息需要契合商業(yè)產(chǎn)品形象。

                                                                                        ——Randall

11. 每封郵件結(jié)尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email 

當你通過電子郵件發(fā)送文件或者圖片時，內(nèi)容是否保密取決于客戶。建議在發(fā)送敏感文件之前，和客戶達成保密約定，這樣即使有信息泄漏的情況出現(xiàn)，你也持有證據(jù)。

                                                                                        ——Randall

12. 帶有情緒的語氣

Being snippy

當客戶三周之后才回復(fù)你郵件時，你的下一封郵件中往往會帶有一點憤怒的情緒。但是這對于談判有害無利，所以永遠不要發(fā)語氣刻薄的郵件給你的客戶。

我建議將回復(fù)郵件存在草稿箱中2天，然后拿出來修改，去掉主觀情緒，這會幫助你更快的完成自己的目標，因為你表現(xiàn)出的是你的耐心和專業(yè)度而非情緒化。

                                                                                        ——Oliver

13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客戶很熟，那么有時可以省掉一些細節(jié)。但如果這個客戶跟你不熟或者訂單量很大，那么禮貌和專業(yè)一定要?！盤lease””Thank you”以及結(jié)尾處像是”Best”這些詞不可少。

                                                                                        ——Oliver

14. 數(shù)不盡的錯別字

Numerous typos

“錯別字多是因為這是我用iPhone發(fā)的?！卑萃校@已經(jīng)不再是錯別字多的借口！現(xiàn)在每個人都會從手機端收發(fā)郵件，如果是非常重要的客戶，那么在發(fā)出之前必須檢查是否有錯別字。

                                                                                       ——Oliver

15. 討厭的標點

Annoying punctuation

如果你想用感嘆號來表示你的開心，用一個就可以了。人們有時候忘乎所以的在句子結(jié)尾加上很多感嘆號，這會讓客戶感到你很情緒化，并不利于訂單的完成。

                                                                                      ——Barbara Pachter

16. 非專業(yè)字體

Unprofessional fonts

手寫體要分場合，對于商務(wù)往來郵件，你得保證你的字體顏色大小規(guī)范。最重要的原則是：讓客戶便于閱讀。

通常，最好選擇10-12號字號，易讀的字體，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。顏色當然是黑色最為保險。

                                                                                      ——Pachter

17. 太冗長

Going too long

大多數(shù)人花幾秒鐘（不是分鐘也不是小時）來閱讀一封電子郵件，很多人甚至只是大致瀏覽，因此寫郵件時最好將郵件分成短小段落，列出條理就更好了。對于重要信息可以用粗體或者斜體標注，但是要適量使用。

                                                                                     ——Pachter

數(shù)數(shù)看，以上17個寫郵件的壞習慣你占了幾個？

來源：焦點視界（focusvision）

整理：進出口經(jīng)理人

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